Mit Firmen und Benutzern arbeiten
Details der eigenen Druckerei bearbeiten
HINWEIS: Nur für Druckerei-Benutzer mit der Rolle Administrator.
Eventuell möchten Sie die Standardfirmeninformationen ändern und zum Beispiel den tatsächlichen Namen Ihrer Firma angeben. Außerdem können Sie die Einstellungen für Softproof PDFs angeben, die durch die Benutzer Ihrer Druckerei heruntergeladen werden können.
1 Öffnen Sie das Menü oben links und wählen Sie „Firmen“ aus, um die Firmenliste anzuzeigen.
2 Wählen Sie die Druckerei aus.
Das ist die Firma mit dem Fabriksymbol.
HINWEIS: Am Anfang ist die Druckerei die einzige Firma in der Liste.
3 Klicken Sie unten rechts auf „Bearbeiten“, um das Firmenfenster zu öffnen und bearbeiten Sie Angaben oder fügen Sie Angaben hinzu. Eine Erläuterung der Einstellungen finden Sie unter
„Firmeneinstellungen“.
4 Klicken Sie auf „Speichern und fortfahren“.
Benutzer für die Druckerei anlegen
HINWEIS: Nur für Druckerei-Benutzer mit der Rolle Administrator.
Ein Administrator kann weitere Administratoren oder Kundenberater für die Druckerei anlegen.
1 Öffnen Sie das Menü oben links und wählen Sie „Firmen“ aus, um die Firmenliste anzuzeigen.
2 Wählen Sie die Druckerei aus.
3 Klicken Sie oben rechts auf „Benutzer anzeigen“, um die Liste der Benutzer anzuzeigen.
HINWEIS: Zu Beginn ist der WebApproval Administrator der einzige Benutzer in der Liste.
4 Klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol unten links, um die Benutzereinstellungen zu öffnen. Eine Erläuterung der Einstellungen finden Sie unter
„Benutzereinstellungen“.
5 Füllen Sie die Felder unter „Benutzerinfo“ aus und wählen Sie eine Benutzerrolle – Administrator oder Kundenberater. Sie können auch die Sprache und Benachrichtigungsoptionen festlegen.
6 Klicken Sie auf „Speichern und fortfahren“.
Der neue Administrator oder Kundenberater wird der Benutzerliste in alphabetischer Reihenfolge hinzugefügt. Er erhält automatisch eine E-Mail mit der WebApproval URL, in der er zur Teilnahme am Workflow für die Zusammenarbeit aufgefordert wird.
Eine Druckkäuferfirma anlegen
HINWEIS: Nur für Druckerei-Benutzer mit der Rolle Administrator oder Kundenberater.
Voraussetzung: Zunächst ist ein Benutzer mit Kundenberaterrolle anzulegen.
Sie legen Druckkäuferfirmen für Kunden an, mit denen Sie über WebApproval zusammenarbeiten möchten.
1 Öffnen Sie das Menü oben links und wählen Sie „Firmen“ aus, um die Firmenliste anzuzeigen.
2 Klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol unten links in der Liste, um ein neues Firmenfenster zu öffnen.
3 Füllen Sie die Angaben für die neue Firma aus. Alle Informationen, die Sie hier eingeben, sind für Benutzer Ihrer Druckerei und der betreffenden Druckkäuferfirma sichtbar. Eine Erläuterung der Einstellungen finden Sie unter
„Firmeneinstellungen“.
4 Im Abschnitt „Voreinstellung Benutzerrolle“ können Sie Kundenberater, Datenlieferanten und Freigabeberechtigte für diese Firma zuweisen.
•Druckerei-Kundenberater: Das sind die Kundenberater in Ihrer Druckerei, die diesem Kunden zugeordnet sind.
HINWEIS: Alle Benutzer mit Administratorrolle befinden sich ebenfalls in dieser Liste, da sie automatisch Kundenberater sind.
•Benutzer der neuen Firma: Diese Liste ist anfänglich leer. Diese Benutzer können auch später durch den Administrator des Druckkäufers hinzugefügt werden. Sie können die Rolle Datenlieferant oder Freigabeberechtigter oder beide Rollen haben.
5 Klicken Sie auf „Speichern und fortfahren“.
6 Die neue Druckkäuferfirma wird der Firmenliste hinzugefügt.
Eine Druckkäuferfirma hat das Bürogebäudesymbol:
Sie können immer noch zurückgehen und die Firmendetails bearbeiten, oder Sie können mit dem Hinzufügen von Benutzern beginnen.
7 Wenn Sie möchten, können Sie eine zweite Druckkäuferfirma hinzufügen.
Beachten Sie, dass die Firmen in der Liste alphabetisch angeordnet werden. Die ausgewählte Firma wird auch in der oberen Navigationsleiste angezeigt.
Benutzer für eine Druckkäuferfirma anlegen
HINWEIS: Nur für Druckerei-Benutzer mit der Rolle Administrator oder Kundenberater.
Ein Druckerei-Administrator muss mindestens einen Benutzer mit der Administratorrolle für die Druckkäuferfirma anlegen. Dies ist der Benutzer, der für die Anwendung in seiner Firma verantwortlich ist. Ein Druckerei-Administrator kann auch Freigabeberechtigte und Datenlieferanten für die Druckkäuferfirma anlegen, aber diese werden im Allgemeinen vom Druckkäufer-Administrator angelegt.
1 Öffnen Sie das Menü oben links und wählen Sie „Firmen“ aus, um die Firmenliste anzuzeigen.
2 Wählen Sie die Druckkäuferfirma aus.
3 Klicken Sie oben rechts auf „Benutzer anzeigen“, um die Liste der Benutzer anzuzeigen.
Diese Liste ist anfänglich leer.
4 Klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol unten links in der Liste, um das Benutzerfenster zu öffnen.
5 Füllen Sie die Benutzereinstellungen aus. Eine Erläuterung der Einstellungen finden Sie unter
„Benutzereinstellungen“.
HINWEIS: Felder mit einem gelben Hintergrund sind für das Anlegen des Benutzers Pflichtfelder, aber Sie sollten auch die anderen Felder ausfüllen.
6 Weisen Sie eine oder mehrere Benutzerrollen und eine Benachrichtigungsvoreinstellung zu.
7 Klicken Sie auf „Speichern und fortfahren“.
Der neue Benutzer wird der Benutzerliste in alphabetischer Reihenfolge hinzugefügt.
Der neue Benutzer erhält automatisch eine E-Mail, sobald der Benutzer angelegt wurde. Diese E-Mail fordert den Benutzer auf, am Workflow für die Zusammenarbeit teilzunehmen und beinhaltet die WebApproval URL.
Benutzer anlegen (Druckkäufer-Administrator)
Der Druckkäufer-Administrator kann Benutzer für seine Firma anlegen und die Rollen für diese Benutzer auswählen.
1 Öffnen Sie das Menü oben links und wählen Sie „Meine Firma“.
Das Fenster „Firma“ wird mit einer Benutzerliste auf der rechten Seite geöffnet.
2 Klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol unten links, um die Benutzereinstellungen zu öffnen.
3 Füllen Sie die Benutzereinstellungen aus. Eine Erläuterung der Einstellungen finden Sie unter
„Benutzereinstellungen“.
HINWEIS: Felder mit einem gelben Hintergrund sind für das Anlegen des Benutzers Pflichtfelder, aber Sie sollten auch die anderen Felder ausfüllen.
4 Weisen Sie eine oder mehrere Benutzerrollen und eine Benachrichtigungsvoreinstellung zu.
5 Klicken Sie auf „Speichern und fortfahren“.
Der neue Benutzer wird der Benutzerliste in alphabetischer Reihenfolge hinzugefügt.
Der neue Benutzer erhält automatisch eine E-Mail, sobald der Benutzer angelegt wurde. Diese E-Mail fordert den Benutzer auf, am Workflow für die Zusammenarbeit teilzunehmen und beinhaltet die WebApproval URL.
Eine Druckkäuferfirma löschen
HINWEIS: Nur für Druckerei-Benutzer mit der Rolle Administrator.
1 Öffnen Sie das Menü oben links und wählen Sie „Firmen“ aus, um die Firmenliste anzuzeigen.
2 Wählen Sie die Firma, die Sie löschen möchten, aus und klicken Sie auf das Minussymbol unten links in der Liste.
3 Klicken Sie zur Bestätigung auf „Löschen“.
